Qual a diferença entre escanear e digitalizar?
A diferença entre escanear e digitalizar está nos resultados e nas características de cada processo:
Escanear: É o processo de criar uma versão virtual de uma imagem ou arquivo físico, como um documento em papel. Para isso, basta posicionar o papel em um aparelho de scanner e realizar o procedimento. O arquivo escaneado terá formato PDF, JPEG ou PNG e permitirá a visualização, edição e compartilhamento de documentos ou imagens no meio digital. No entanto, em termos legais, escanear é um processo limitado.
Digitalizar: É o processo de converter arquivos físicos em digitais. Além de criar uma versão digital do documento, como no escaneamento, a digitalização também envolve a transformação dos dados do documento em arquivos eletrônicos, que passam por um processo de codificação binária e geração de metadados. Isso permite a indexação e busca por parâmetros como datas, referências específicas e até palavras-chave, tornando os documentos mais acessíveis e interpretáveis dentro de sistemas específicos.
Em resumo, a principal diferença entre escanear e digitalizar está na capacidade de manipulação e indexação dos documentos após o processo. Enquanto o escaneamento cria uma versão digital simples do documento, a digitalização permite uma maior integração e busca dos documentos dentro de sistemas de gerenciamento de documentos e outras ferramentas digitais.
| Escanear | Digitalizar |
|---|---|
| Converter o papel em uma fotografia ou simples cópia e armazená-lo em um pendrive ou um ambiente virtual | Transformar os dados do documento em arquivos eletrônicos, através de um processo de codificação binária, tornando as informações mais acessíveis e interpretáveis dentro de sistemas específicos |
| Cria uma imagem do documento, facilitando o acesso ao material, mas com limitações para fins administrativos | Permite a organização e interpretação dos resultados dentro de sistemas, tornando mais fácil o acesso e a utilização dos documentos no dia a dia de uma empresa |
| É uma parte do processo de digitalização de documentos | É um procedimento mais complexo, que deve atender às exigências legais e garantir todos os requisitos mínimos previstos na legislação |
Quais são as vantagens de digitalizar em relação a escanear?
A digitalização de documentos oferece várias vantagens em relação ao escaneamento simples. Algumas dessas vantagens incluem:
- Melhoria da segurança dos dados: A digitalização costuma oferecer melhorias na segurança dos dados armazenados, em comparação com o escaneamento;
- Indexação e recuperação de arquivos: Os arquivos digitalizados podem ser indexados e recuperados com mais facilidade e segurança. Isso permite realizar buscas por parâmetros como datas, referências específicas e até palavras-chave, o que não é possível com documentos escaneados, que são apenas imagens;
- Assinatura digital: A assinatura digital é outra vantagem da digitalização. Graças ao sistema de criptografia, é possível garantir a segurança no ambiente online e enviar cópias com validade jurídica, mantendo a segurança das senhas e assinaturas;
- Compartilhamento ágil e seguro: Em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), o compartilhamento de documentos digitais é feito de forma ágil e segura, permitindo enviar documentos com validade jurídica e proteção das informações por meio do uso de algoritmos codificados;
- Validade jurídica: Ao contrário de uma cópia escaneada, um documento digitalizado tem validade jurídica assim como o original, desde que esteja certificado digitalmente;
Em resumo, a digitalização de documentos oferece maior segurança, facilidade de recuperação e indexação, assinatura digital, compartilhamento seguro e validade jurídica, tornando-a uma opção mais eficiente e eficaz em comparação com o escaneamento simples.
Como escolher entre escanear e digitalizar um documento?
Ao escolher entre escanear e digitalizar um documento, é importante entender as diferenças entre os dois processos:
- Escanear: Escanear um documento significa convertê-lo em uma versão digital, como uma foto, usando um scanner ou a câmera do seu dispositivoIsso é útil quando você deseja ter uma cópia digital do documento para compartilhar ou armazenar, mas não necessariamente precisa editar ou extrair informações do documento.
- Digitalizar: Digitalizar um documento vai além de apenas criar uma cópia digital. Nesse processo, os dados do documento são convertidos em arquivos eletrônicos, que passam por um processo de codificação binária e os metadados resultantes tornam as informações mais acessíveis e interpretáveis dentro de sistemas específicosA digitalização permite indexar os arquivos e recuperá-los com mais facilidade e segurança, além de permitir a realização de buscas por parâmetros como datas, referências específicas e palavras-chave;
Se você deseja apenas ter uma cópia digital do documento para compartilhar ou armazenar, escanear pode ser a opção mais adequada.
No entanto, se você precisa editar o documento, extrair informações ou realizar buscas dentro do documento, digitalizar é a melhor escolha. Para digitalizar um documento, você pode usar o app Google Drive no seu dispositivo Android.
ou um software específico de gerenciamento de documentos. Já para escanear um documento, você pode usar uma impressora multifuncional ou um scanner, junto com o software gerenciador do dispositivo ou o Fax e Scanner do Windows.
Quais são as ferramentas mais utilizadas para digitalizar documentos?
No Brasil, as ferramentas mais utilizadas para digitalizar documentos incluem:
- Software OCR: O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é uma tecnologia que permite digitalizar livros ou documentos, utilizando técnicas de reconhecimento de textos, letras ou sinais em fotos para transformá-los em conteúdo digitalUm exemplo de software OCR é o ABBYY FineReader 15, que é alimentado pela tecnologia OCR baseada em IA da ABBYY;
- Mesas digitalizadoras: As mesas digitalizadoras são dispositivos que permitem criar, editar e compartilhar documentos digitais, como PDFs, com facilidadeUm exemplo de mesa digitalizadora é a Wacom One, que oferece todas as ferramentas essenciais para trabalhar com documentos digitais;
- Ferramentas para Microscopia Digitalizada Online: Algumas ferramentas são especialmente desenvolvidas para digitalizar documentos relacionados à microscopia, permitindo a observação e análise de amostras em detalhes;
Essas ferramentas podem ser usadas em várias áreas, como contabilidade, recursos humanos e entrada de dados, permitindo a edição, armazenamento e compartilhamento de documentos digitais de maneira eficiente.
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